Brukerverktøy

Nettstedverktøy


reglement_for_salg_av_elevarbeider_ved_ringsaker_videregaende_skole

KAP 7 INNKJØP AV VARER OG TJENESTER

Ringsaker videregående skoles oversikt over rutiner som skal sikre at kjøp eller leie av varer, utstyr og tjenester skjer i henhold til krav i regelverket (merking, datablad etc). (Herunder hører også rutiner som skal sikre forsvarlig vedlikehold, service og ettersyn av teknisk utstyr) Det skal tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet når fylkeskommunen inngår innkjøpsavtaler.

HENSIKT:

Målet med dette kapittel er å sikre at innkjøpte varer, utstyr, tekniske innretninger og innleide tjenester tilfredsstiller kravene i gjeldende lover og forskrifter av betydning for helse, miljø og sikkerhet. Hedmark fylkeskommune avtale med Visma Unique AS om kjøp og innføring av ny ERP-løsning (økonomisystem, lønns- og personalsystem, innkjøps- og e-handelssystem og virksomhetsstyringssystem).

ANSVAR OG MYNDIGHET:

Den som er bemyndiget ansvar for bestilling og innkjøp skal påse at krav i lover og forskrifter er entydig fastsatt og dokumentert for varer, utstyr, tekniske innretninger eller tjenester som skal anskaffes. Det skal benytte bestillernummer ved alle innkjøp. Bestiller varsler konterer om at bestillingen er levert uten avvik.

EKSEMPLER PÅ KRAV SOM KAN INNGÅ I INNKJØPSAVTALER: krav til støy. giftige og helsefarlige stoffer skal være forskriftsmessig merket og det skal følge med produktdatablad. nødvendige sertifikater og kontrollbøker skal følge med. bruksanvisning på norsk. vedlikeholdsbeskrivelse. fullstendig teknisk dokumentasjon. utstyr og tekniske innretninger skal være utstyrt med de nødvendige verneinnretninger og rensetiltak med henvisning til myndighetskrav. krav til ergonomi / brukervennlighet.

Ved innkjøp av kjemiske stoffer skal alltid gift og helsefarer vurderes. Det skal i den grad en totalvurdering tilsier det, tilstrebes å kjøpe de kjemiske stoffer som er minst gift- og helsefarlige.

MOTTAK: Bestilleren skal kontrollere at varer, tekniske innretninger og utstyr er levert i henhold til innkjøpsavtalen. Ved mottak av varer, tekniske innretninger og utstyr med avvik i forhold til innkjøpsavtalen, skal dette behandles som beskrevet i kap. 6.

KJØP AV TJENESTER: Innleide firmaer/personer plikter å sette seg inn i fylkeskommunens og Ringsaker videregående skole bestemmelser angående helse, miljø og sikkerhet. Innleide firmaer/personer skal rette seg etter fylkeskommunens og Ringsaker videregående skoles krav, og er i prinsippet ansvarlig for å etablere egne ordninger som tilfredsstiller lover, forskrifter og relevante krav som stilles. Så vidt mulig skal Ringsaker videregående skole benytte firmaer som kan dokumentere egen internkontroll. Viser for øvrig til Hedmark fylkeskommunes retningslinjer for innkjøp. Alle rammeavtaler finnes på fylkeskommunens intranett.

===== REGLEMENT FOR SALG AV ELEVARBEIDER VED RINGSAKER VIDEREGÅENDE SKOLE

==== 1 GENERELLE BESTEMMELSER ====

Salg av elevarbeider skal skje i henhold til dette reglement som er fastsatt av fylkesrådet og gjelder fra 1.1.2011. Rutinene må være i tråd med dette reglementet. Bestemmelsene i lov om bokføring av 19.11.04 nr. 73 med tilhørende forskrifter, og lov om merverdiavgift av 19.06.09 nr. 58 må overholdes.

====2 FORMÅL ====

Formålet med dette reglementet er å sikre at: Salg av elevarbeider skjer i henhold til forskriftsmessig intern kontroll Alle inntekter fra salg av elevarbeider blir regnskapsført Ansatte og elever ikke urettmessig blir utsatt for mistanke om misligheter Spørsmål om fortolkninger av dette reglementet behandles av Fylkesdirektøren.

===== 3 FORUTSETNINGER

Fylkeskommunens faktura- og kundereskontrosystem brukes til all fakturering.

===== 4 DEFINISJONER

Elevarbeid: Produkter og tjenester knyttet opp mot opplæring i henhold til relevante læreplaner i den videregående skolen. Ungdomsbedrifter og annet salg i fylkeskommunen er holdt utenfor. Arbeidsoppdrag: Arbeid som utføres av skolen etter henvendelse fra kunde. Kunden blir belastet for oppdraget i henhold til regler for fakturering. Arbeidsoppdrag skal normalt faktureres oppdragsgiver unntatt i de tilfeller det er naturlig med kontantsalg, jfr. definisjonen av kontantsalg. Øvingsoppdrag: Oppdrag som iverksettes på initiativ fra skolen for å tilfredsstille kravene i opplæringsplanen/læreplanen. Oppdraget har vanligvis karakter av prosjektarbeid og gjennomføres etter avtale mellom skolen og aktuell kunde. Kontantsalg: Salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering. Arbeidsoppdrag gjøres opp som kontantsalg der det er naturlig i henhold til arbeidsoppdragets art og vanlig praksis ved salg av varer og tjenester i samfunnet for øvrig. I Hedmark fylkeskommune er umiddelbar betaling via bankterminal også å betrakte som kontantsalg. Kontantsalg skal forøvrig følge bokføringslovens bestemmelser. ===== 5 ORDREBEHANDLING ORDREBEHANDLING FOR ELEVARBEID SOM KREVER KONTRAKT.

Skolen kan skaffe slike arbeidsoppdrag ved direkte henvendelser fra privatpersoner, lag og foreninger eller avertissement i medier. Utvelgelse skjer fortløpende. Slike henvendelser blir kun med i utvelgelsesprosessen når det er vedlagt nødvendig dokumentasjon. Krav til dokumentasjon avhenger av oppdragets art, og skal alltid tydeliggjøres for oppdragsgiver.

5.1 UTVELGELSE AV ARBEIDSOPPDRAG:

Skolen registrerer fortløpende alle henvendelser om arbeidsoppdrag. Samtlige tilbud om arbeidsoppdrag, behandles på seksjonsmøte, og vurderes etter følgende kriterier:

A. Teoretiske momenter i arbeidsoppdraget som er i følge læreplan.

B. Praktiske momenter i arbeidsoppdraget som er i følge læreplan.

C. Antatt varighet av arbeidsoppdrag skal ikke være til hinder for gjennomføring av læreplanens øvrige læreplanmål.

D. Behov for tilrettelegging i forhold til timeplan.

E. Kompetansebehov

F. Maskin- og utstyrs behov i forhold til hva skolen disponerer.

G. Behov for tilrettelegging på arena for arbeidsoppdrag er ivaretatt.

H. Logistikkbehov står i forhold til måloppnåelse.

I. Annet.

J. Alle som har søkt om å få utført elevarbeid skal tilskrives og orienteres om resultatet.

Rektor eller den som er delegert dette ansvar, har fullmakt til å avgjøre/godkjenne arbeidsoppdrag. Ansatte i Hedmark fylkeskommune har ikke anledning til å få utført arbeidsoppdrag av elever ved den skole de selv er ansatt. Forbudet gjelder ikke elevarbeider som defineres som kontantsalg.

5.2 REGISTRERING AV ARBEIDSOPPDRAG KAN SKJE PÅ EN AV FØLGENDE MÅTER:

A. Når utvelgelse av oppdrag er foretatt, skal det skrives kontrakt mellom oppdragsgiver. B. Når ordren er på kr 50.000 eller mer skal det kreves bankgaranti. Rektor skal vurdere om det er hensiktsmessig å kreve bankgaranti i tilfeller der beløpet er lavere enn kr 50.000. C. Oppdragsgiver bestiller og betaler nødvendig materiell. D. Skolen kan kun unntaksvis stå for bestillingen av materiell. Dette må i så fall godkjennes av avdelingsleder og alle fakturaer skal merkes med oppdragsgivers navn. E. I utgangspunktet skal det kreves betaling av oppdragsgiver for alle arbeidsoppdrag. F. Skolen skal få dekket sine utgifter (Det kan på forhånd avtales fast pris for arbeidet.). Dette gjelder Transport av elever, faglærer og verktøy samt for verdiforsendelse av skolens verktøy og utstyr. Viser til seksjonenes egne prislister.

5.3 REKVIRERING OG BESTILLING AV MATERIELL TIL ELEVARBEIDER

A. Bestilling av råstoff og materiell skal godkjennes av rektor eller den som er delegert dette ansvaret. Vedkommende skal også kontrollere at bestillingen er i samsvar med oppdraget. B. Når det gjelder rekvirering av varer fra lageret, må skolen sørge for å ha rutiner for lagerstyring. C. Bestillingen skal dokumenteres og spesifiseres til hvilket oppdrag det gjelder. D. Når det utbetales godtgjørelse etter reiseregning til lærere og elever i forbindelse med arbeidsoppdrag, skal dette regnskapsføres på egen utgiftspost (jfr. kontoplan). På reiseregningen må det påføres henvisning til hvilket oppdrag det gjelder. E. Innkjøp som i sin helhet har tilknytning til en ordre, skal bokføres i henhold til gjeldende kontoplan. F. Materialforbruket påføres ordren.

5.4 ELEVARBEID SOM KUN KREVER UTARBEIDELSE AV ORDRE (KONTANTSALG).

Skolen kan ta på seg slike arbeidsoppdrag ved direkte henvendelser fra privatpersoner, lag og foreninger eller avertissement i medier. Utvelgelse skjer fortløpende. Rekvirering og bestilling av materiell til elevarbeider A. Bestilling av råstoff og materiell skal godkjennes av rektor eller den som er delegert dette ansvaret. Vedkommende skal også kontrollere at bestillingen er i samsvar med oppdraget. B. Når det gjelder rekvirering av varer fra lageret, må skolen sørge for å ha rutiner for lagerstyring. C. Bestillingen skal dokumenteres og spesifiseres til hvilket oppdrag det gjelder. D. Når det utbetales godtgjørelse etter reiseregning til lærere og elever i forbindelse med arbeidsoppdrag, skal dette regnskapsføres på egen utgiftspost (jfr. kontoplan). På reiseregningen må det påføres henvisning til hvilket oppdrag det gjelder. E. Innkjøp som i sin helhet har tilknytning til en ordre, skal bokføres i henhold til gjeldende kontoplan. F. Materialforbruket påføres ordren. 6 FAKTURABEHANDLING.

Registrering av kundearbeid skal skje på fortløpende nummererte ordreskjemaer, evt. i kundebok. Arbeidsoppdrag som registreres på eget skjema signeres av den som har godkjent arbeidsoppdraget. På ordreskjemaet skal stå: Skolens navn og adresse, avdeling, ordrenummer, dato, kundens navn og adresse, oppdragets art. I tillegg skal det påføres hva som er kjøpt inn, evt. tatt ut fra lager, til oppdraget. Ordren, som er grunnlaget for fakturering, registreres i fakturasystemet av skolen. Utfakturering til kunder utføres av serviceenhet Regnskap. Dokumentasjon av salg av varer og tjenester er hjemlet i forskrift om bokføring § 5-1-1. I henhold til denne bestemmelsen skal fakturaen (salgsdokumentet) minst inneholde opplysninger om: 1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen 2. Angivelse av partene (herunder selgers organisasjonsnummer) 3. Ytelsens art og omfang* 4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen 5. Vederlag og betalingsforfall 6. Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves i spesifisert lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner. 7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftslovens § 11-1 annet ledd, skal salgsdokumentet merkes: ”Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet”. * Ytelsens art og omfang spesifiseres mht til hva som er betaling for arbeidsinnsats, medgått materiell/deler/rekvisita, transport og evt. annet spesifisert. Tidsforbruket må fremgå når faktureringen er direkte basert på det. Tidsforbruket må ikke fremgå dersom så ikke er tilfellet (avtalt pris). Eventuelle kansellerte fakturaer påføres kommentar.

7 INNKREVING OG BETALING FOR ELEVARBEID

All innkreving som har bakgrunn i utsendte fakturaer utføres av serviceenheten Regnskap. Ved studieprogrammer hvor elevene, som ledd i opplæringa, tar i mot betaling fra kundene (kontantsalg), må skolene etablere rutiner som er i samsvar med forskrift om bokføring § 5-3. Filialavdelinger tar i mot betaling og leverer oppgjør daglig på skolens kontor. I utgangspunktet skal det kreves betaling av kunden for alt elevarbeid. Rektor kan i særskilte tilfeller gi fritak for betaling av arbeidsinnsats i de tilfeller dette er nødvendig for å skaffe øvingsoppdrag for undervisningen. Fritaket gjelder ikke for deler, rekvisita og materiell som er benyttet. Inntekter skal bokføres etter gjeldende kontoplan.

reglement_for_salg_av_elevarbeider_ved_ringsaker_videregaende_skole.txt · Sist endret: 2016/08/12 09:34 (ekstern redigering)