Her er en oversikt over enhetens egne prosedyrer / retningslinjer innen HMS-arbeidet ved Ringsaker videregående skole. Det utarbeides en overordnet dokumentasjon som viser hele enhetens HMS-lovområde, og omfatter alle avdelinger. I denne dokumentasjonen henvises det også til de prosedyrer og rutiner som er utviklet ved hver avdeling. Enheten rapporterer årlig HMS- aktiviteten til fylkesdirektøren innen 1. mars. Rapporteringsverktøyet ligger på Intranettet under Helse, Miljø og Sikkerhet

**Her finner du skjema for å sende inn avviksrapport**

Avvik vedr. bygningsmessige forhold skal meldes her: Lydia drift Eks.: temperatur, lys, luftkvalitet, feil på dører/låsesystem e.t.c.

Ringsaker videregående skole skal være en god skole og arbeidsplass for alle. Skolen vil med internkontrollsystemet forebygge ulykker og helseskader, samt skape trivsel på arbeidsplassen. Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges sammen med undervisning og annen drift.

Skolen vil arbeide systematisk for å forhindre ulykker ved å iverksette prosedyrer og rutiner for alle aktiviteter som kan påvirke helse, miljø og sikkerhet. Rektor vil gå aktivt inn for at internkontrollsystemet brukes i alle avdelinger i skolen.

Internkontrollsystemet er utviklet for å sikre at lover og forskrifter etterleves, og for å styrke skolens arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Ringsaker videregående skole skal begrense utslipp til luft og vann, forebygge brann og eksplosjonsfare, og håndtere miljøfarlig avfall på en helsefremmende måte. Skolen skal oppfylle Hedmark fylkeskommunes (skoleeiers) overordnede retningslinjer og målsetning for HMS- arbeid, samt våre egne mål, vil Ringsaker videregående skole arbeide aktivt for et godt fungerende og systematisk oppdatert internkontrollsystem.

En stor utfordring i tiden fremover vil være å etablere og implementere en kriseberedskapsplan for skolen. Sentralt i forbindelse med alt HMS- arbeid ved skolen, står de ansattes motivasjon til å videreutvikle og forbedre systemene gjennom kritisk vurdering av eksisterende rutiner, og gi innspill til nye eller endrete systemer der dette anses nødvendig fra brukernes side.

Dette er en organisasjonsoversikt som viser hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt. Det fungerer også som en beskrivelse av hvordan organisasjonen skal fungere innen HMS-områdene. Se organisasjonskart

Rektor har følgende spesielle ansvars- og arbeidsområder: Rektors nærmeste overordnede er fylkessjef for videregående opplæring. Rektor sammen med assisterende rektor er arbeidsgiverrepresentant på skolen. Rektor har overordnet myndighet over alle områder, så som pedagogisk, personalmessig, økonomisk og strategisk. Kan delegere myndighet til hensiktsmessig nivå. I rektors og assisterende rektors fravær delegeres myndighet til en av skolens avdelingsledere. Rektor har følgende spesielle ansvars- og arbeidsområder:

• Overordnet ansvar og ledelse på alle områder (pedagogisk, personal, økonomisk, strategisk)
• Arbeidsgiverrepresentant
• Personalansvar for ledelsen, driftsoperatører, tilsynsvaktmestere og bibliotekar.
• Tilsettinger – referanse-sjekk gjøres av avd.leder
• Mottak og opplæring av nytilsatte – delegeres via avd.leder
• Kontakt med russen
• Utvikling av skolen: tilbud, faglig og pedagogisk utvikling – hvordan kan vi aktivisere ansatte?
• Ansvar for utviklingsplan, årsmelding og andre rapporter. – alle i ledelsen deltar, Inger er koordinator
• Utadrettet virksomhet, herunder kontakt fylkeskommune, næringsliv, media m.m.
• Bortvising av elever – arb.oppg også for Grete
• Skolens representant i eksterne råd og utvalg
• Koordineringsansvar for skolestart, planleggingsdager, diverse avslutninger – kontor organiserer avslutninger
• Bygninger og utleievirksomhet – delegeres til driftsoperatør
• Sekretær for hallstyret, Brumunddalshallen.
• Anvisnings og underskrift på dokumenter på vegne av RVS, det som ikke er delegert ved skriftlig delegering.
• Organisasjonsutvikling

Assisterende rektors overordnede er rektor. Assisterende rektor er rektors stedfortreder. Assisterende rektor har myndighet på overordnet nivå av pedagogisk, personalmessig, økonomisk og strategisk art, herunder også anvisningsmyndighet. Delegeringsmyndighet innenfor sine arbeidsområder Assisterende rektor er sammen med rektor arbeidsgiverrepresentant ved skolen

• Assisterende rektor har følgende spesielle ansvars- og arbeidsområder:
• Rektors stedfortreder og medansvarlig for alle oppgaver under rektor
• Avdelingsleder for SE/ØK
• Personalansvar for avdelingsleder administrasjon
• Arbeidsgiverrepresentant på skolen sammen med rektor (AMU, skoleutvalg, medbestemmelsesmøter etc.) – andre i ledelsen deltar dersom nødvendig
• Vikaransvar ved avdelingslederes fravær – under byggeprosjekt informerer avd.leder Unni
• I samarbeid med rektor, instruksjonsmyndighet overfor ansatte
• Overordnet eksamensansvar samt klagebehandling – Unni har logistikken omkring jobben med klagebehandling (st.punkt og eksamen)
• Overordnede skoleadministrative oppgaver, herunder disiplinærsaker av særlig alvorlig art samt anmeldelser
• Føring av vitnemål og kompetansebevis
• Karaktermøter orden og atferd
• Hovedansvar for reglement/handlingsplaner
• Byggesak
• Analysetall til utviklingsarbeid

50% red. ass.rektor pga bygg og 5% permisjon

Budsjett og økonomiansvar avdelingsleder for service

Myndighet: Delegert myndighet innenfor sine arbeidsområder.

Følgende områder er kontorleders særlige ansvars- og arbeidsområder:

• Økonomi- og budsjetteringsansvar
• Medansvar for eksamensgjennomføring.
• Medansvarlig for fagdokumentasjon.
• Saksbehandling, elevsaker
• Faglig leder for kontorlærling
• Personalansvar for ledende renholder, driftsoperatører, kantinepersonale, kontorpersonale og kontorlærling.
• Saksbehandler i sekretariatet for hallstyret
• Læremidler (sammen med bibliotekar) og nettressurser (samarbeid med Jan Egil/Arne)
• Arkiv
• HR
• Innkjøpskoordinator

100% ledelse

Deres nærmeste overordnete er rektor. Stillingene defineres som skoleleder og inngår i skolens lederteam, har arbeidstid som skoleleder.

• Delegert myndighet av pedagogisk, personalmessig og økonomisk art på avdelingsnivå.
• Delegeringsmyndighet til fagledere og kontaktlærer innenfor sine arbeidsområder
• Personalansvar for alle på sin avdeling, herunder vikaransvar, medarbeidersamtaler, kompetanseheving
• Faglig og pedagogisk ansvar for avdelingen
• Økonomisk ansvar for avdelingen
• Kvalitetssikring av lokalgitt eksamen
• Ansvar for disiplinærsaker i samarbeid med ass.rektor
• Formidlingsprosjektet

Ved utvidelse av ledelsesressursen til avdelingsleder håper vi å oppnå mer tid til pedagogisk ledelse

Avdelingsledere har følgende spesielle oppgaver:

Avdelingsleder ped.støtte, 1HEG, IKT og bibliotek Lars Ottar Westerhaug

• Personalansvar for ped.støtte, 1HEG, IKT og bibliotek
• Kartlegge, beregne og fordele ressurser til spes.ped.tiltak
• Utdanningsvalg – praktisk arbeid til serviceavd.
• Enkeltvedtak for spesialundervisning
• Elever med rettigheter som minoritetsspråklige/flerspråklige
• Elevinntak og fordeling i klasser
• Opplæringsavbrudd
• Fritak fra fag, yrkesfag
• Særskilt tilrettelegging på eksamen
• NAV, PPT, OT og SLT (Samordning av lokale kriminalforebyggende tiltak)
• Ansvar for IKO-modellen

100% ledelse og oppfølging av spes.ped tiltak

Avdelingsleder HI Jan Egil Stensli

• Personalansvar for seksjonene BA, TIP og EL
• Fag- og timefordeling
• IKT- drift
• LMS
• HMS-dager ved skolestart
• IT-ansvarlig for det administrative datasystemer, og medansvar VismaFlyt
• Administrasjon av elev- PC ordningen – overført til IKT-drift
• Lede skolens HMS-arbeid
• Ansvar for brukerundersøkelser – organiseres av serviceavd.
• I samarbeide med elevrådstyre, organisere elevrådets aktiviteter.
• Strukturelt ansvar for informasjon på pulsen, It´s learning, hjemmeside og fellesområder (m:, office365) – oppdateringer serviceavd.
• Samarbeid med næringsliv- og arbeidsliv-HI
• Entreprenørskap
• Lean HI

Har 100% lederstilling

Avdelingsleder HO KØ Gry Lystad.

• Personalansvar for HS, og kroppsøving
• Fag- og timefordeling
• Ansvarlig for folkehelseprosjektet og den kulturelle skolesekken – organiseres av serviceavd.
• Skolemiljøutvalg
• HMS-dager ved skolestart
• Ansvar for utviklingsarbeid i forhold til prosjekt til fordypning
• Utviklingsplan og årsmelding
• Medansvar utviklingsarbeid
• FYR
• Samarbeid næringsliv og arbeidsliv HO
• Hospiteringsordningen
• Koordinere veiledning av ped.ansatte
• Ansvar for utdanningsvalg- vgo dag/ Informasjon

100% ledelse

Avdelingsleder ST– Inger Granli ST norsk og språk

• Personalansvar for seksjonene norsk og fremmedspråk på ST
• Fag-/timefordeling på ST
• Kompetanseheving
• Samarbeid næringsliv- og arbeidsliv –SE
• Skoletrøkk
• Utviklingsleder helhetlig oversikt over utviklingsarbeidet ved skolen gjennom
• Internasjonalisering herunder oppfølging av utvekslingsstudenter

100% ledelse

Avdelingsleder Arne Sørlien Studieleder og Avdelingsleder for Realfag, Samf.fag

• Personalansvar for seksjonene realfag på ST og samf.fag,
• Fag-/timefordeling og timeplanlegging
• Kvalitetssikre og tilrettelegge elevenes studietilbud/fagvalg på ST
• Kvalitetssikre sluttkompetanse for elever på ST
• Lage forslag til fagtilbud og blokkstruktur på ST
• Informasjonsansvar fagvalg ST
• Ansvar for fagbytte/endring av elevstatus
• Fritak fra fag, ST
• Ansvar for å følge opp skolens norske utvekslingsstudenter
• Planlegging og gjennomføring av heldagsprøver – organiseres av serviceavd.
• Medansvar implementering av læringsledelse/helhetlig vurdering
• Skoletrøkk
• VismaFlyt
• Arbeidstidsordning
• Eksamensansvar

100% ledelse

Ledende driftsoperatør Arne Jevnaker Driftsoperatørene har kontor ved hovedinngangen til teoribygget både i Brumunddal og Moelv. Alle meldinger om feil/mangler ved det tekniske anlegget går direkte til dem. Driftsoperatørene har ofte oppdrag ute i skoleanlegget. Skriftlige beskjeder kan i slike tilfeller legges i egen postkasse ved inngangen til driftsoperatør-kontoret. De tar også vare på gjenglemte saker.

Jan Egil Stensli er delegert myndighet som HMS-ansvarlig og har det overordnede ansvaret for HMS ved Ringsaker videregående skole. Unni Evensen Grytting er HMS-konsulent og har i møte med HMS-ansvarlig, rektor og Guri K. Sørum blitt tildelt oppgaver som omhandler den daglige driften av skolens HMS arbeid. F.eks internkontroll, amu, avvik, vernerunder, årshjul, opplæring, informasjon til ansatte, EcoOnline osv. HMS- ansvarlig er HMS-konsulenten sin faglige støtte og bistår der hun trenger bistand. Dette gjelder også dersom hun trenger bistand i forhold til myndighetsutøvelse. HMS-konsulent rapporterer til HMS-ansvarlig.

Du finner kalender for for planlagt HMS- aktivitet ved Ringsaker videregående skole her. Årshjul

Ved Ringsaker videregående skole skal Arbeidsmiljøutvalget avholde minst 4 møter pr. år. AMU- møtene er planlagt i enhetens årsplan for HMS- arbeid og blir gjort kjent via Internkontrollsystemet for alle ansatte.

AMU/2019 består av følgende medlemmer:

Øystein Tangnes HVO Ansattrepresentant

Jan Egil Stensli HMS- ansvarlig Ledelse

Kjell Åge Bjørsrud Ledelse

Ellen Amanda Grindheim Ansattrepresentant

Grete Øksdahl Ledelse

Bente Fodnes Ansattrepresentant

Sekretær er Unni Evensen Grytting

Arbeidsmiljøutvalget tar opp arbeidsmiljøforhold på eget initiativ, etter anmodning fra et verneombud eller enhver annen arbeidstaker.

Saker som skal behandles i AMU finnes i Aml § 7-2 og i Forskrift organisasjon, ledelse og medvirkning § 2-3.

Skolens AMU har fast sekretær, som i samarbeid med HMS- leder, skriver referat, sender møteinnkalling, sakspapirer og protokoller (referater). Disse distribueres til utvalgets medlemmer og andre aktuelle parter.

De vanligste sakspapirer i forbindelse med AMU er: Innkalling med saksliste, sendes normalt ut 14. dager før møtet. Saksutredninger med forslag til vedtak, sendes medlemmene senest 1 uke før møtet.

Protokoll med vedtak utvalget har gjort. Eventuelt melding om vedtak til berørte parter.

Alle protokoller sendes også Hovedverneombudet og Hovedarbeidsmiljøutvalget i fylkeskommunen.

Alle ansatte blir informert om virksomhet, og vedtak som fattes i enhetenes AMU gjennom faget RIN:AMU på læringsportal.

AMU skal hvert år lage en årsrapport som settes inn i IK- HMS- systemet. Kopi sendes Hovedarbeidsmiljøutvalget.

Nærmere opplysninger finnes på:

http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78950

Skolemiljøutvalget ved Ringsaker videregående skole skal arbeide i henhold til gjeldende regelverk. http://www.udir.no/Laringsmiljo/Skolemiljoutvalg/ Her finner du navn på skoleårets SMUhttps://pulsen.hedmark.org/Organisasjon/Videregaaende-skoler/Ringsaker-vgs/Skolens-raad-og-utvalg-Moeter-og-referater/SMU

Ved Ringsaker videregående skole skal det være et skolemiljøutvalg.

• I skolemiljøutvalget skal elevene, de tilsatte, skoleledelsen og fylkeskommunen være representert.
• Skolemiljøutvalget skal være satt sammen slik at representantene for elevene er i flertall.
• Skolemiljøutvalget skal medvirke til at skolen, de tilsatte og elevene tar aktivt del i arbeidet for å skape et godt skolemiljø.
• Skolemiljøutvalget har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder skolemiljøet, jf. kapittel 9a.
• Skolemiljøutvalget ved Ringsaker videregående skole består av
• FEM Elevrepresentanter (Ansvar elevrådet. Bør om mulig velges for to år.)
• Rektor (fast representant for fylkeskommunen)
• EN Representant fra ledelsen. (ansvar ledermøte. Velges for to år)
• EN Lærerrepresentant (ansvar tillitsvalgte. Velges for to år)
• Representant for andre ansatte.

Skolemiljøutvalget konstituerer seg sjøl etter reglene i §§ 11-1 til 11-6 vel sjøl leder og nestleder, i sitt første møte etter skolestart, og virker gjennom skoleåret. Det skal også velges sekretær. http://www.lovdata.no/all/nl-19980717-061.html Føyd til med lov 17 juni 2005 nr. 105 (ikr. 17 juni 2005, etter res. 17 juni 2005 nr. 660).

Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Hvis du oppdager forhold som kan føre til ulykkes- eller helsefare, skal du straks varsle ledelsen og de som er utsatt for faren.

https://www.arbeidstilsynet.no/hms/roller-i-hms-arbeidet/verneombud/

Verneombudet velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Den som velges bør ha vært ansatt i minst to år slik at han/hun har tilstrekkelig erfaring og kjennskap til virksomheten.

Her er skolens verneombud:

Mekanisk verksted: Nils Godager Hansen

Byggfag Øystein Tangnes

Hovedbygg Brumunddal:Ole Petter Haugdal

Elektrofag: Karl Otto Oppegård

Oasen: må velges ved skolestart

Idrettshall, kantine og uteområde i Brumunddal: Arne Jevnaker

Helse og omsorgsfag: Heidi Løberg

Servicepersonale: Gunhild Lunde og Tatiana Kjonerud

Verneleder: Unni Evensen Grytting

Verneombudet skal blant annet påse at:

• maskiner, kjemiske stoffer og lignende ikke utsetter arbeidstakerne for fare.
• nødvendige verneinnretninger og personlig verneutstyr er tilgjengelig for alle arbeidstakerne.
• arbeidstakerne mottar all nødvendig instruksjon og opplæring.
• arbeidet er tilrettelagt slik at det kan utføres på helsemessig forsvarlig måte.
• det meldes fra om arbeidsulykker på arbeidsplassen.

Dersom det er umiddelbar fare for liv eller helse, har verneombudet rett til å stanse arbeidet. Det er viktig å huske at selv om verneombudet har tilsyns- og kontrollfunksjoner, betyr ikke det at arbeidsgiverens ansvar for arbeidsmiljø og sikkerhet innskrenkes. (kilde: arbeidstilsynet.no)

Øystein Tangnes http://ringsaker.hedmark.org/internkontroll-wiki/filer/Hovedverneombud.pdf er hovedverneombud ved Ringsaker videregående skole.

Hovedverneombudet har innsynsrett i alle saker av helse-, sikkerhets- og arbeidsmiljømessige forhold. Hovedverneombudets sentrale oppgave er å samordne verneombudenes arbeid. Hvis det er tvil om hvilket verneombud en sak hører inn under, kan hovedverneombudet avgjøre dette.

Ut over dette har ikke hovedverneombudet noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over det enkelte verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal med andre ord ikke utøve verneombudets funksjon når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område.

Hovedverneombudet skal sitte i Arbeidsmiljøutvalget som en av de ansattes representant. Hovedverneombudet kan velges blant et av verneombudet eller en annen person som har eller har hatt tillitsverv i virksomheten.

Valget kan enten skje ved at verneombudene velger hovedverneombudet, eller ved at lokale fagforeninger utpeker hovedverneombudet etter bestemte regler.

Vegard Lodgaard er vararepresentant for hovedverneombud

Bygg A- Hovedbygg med studiespesialisering og SS

Finn din vei

Idretshall, kantine og uteområde

Bygg A- Plan A- Helse og sosialfag

Bygg B- Elektrofag

Bygg B- Byggfag

Bygg B- Mekanisk verksted

Servicepersonale

Bygg B Mekanisk avdeling er et eget verneområde med eget verneombud. Fagleder TIP har ansvar for ajourføring av avdelingens interne internkontrollsystem. http://ringsaker.hedmark.org/internkontroll/lib/exe/fetch.php?media=dokumenter:hms_plan_for_tip.pdf

Bygg B Byggfag er et eget verneområde med eget verneombud. Fagleder BA har ansvar for ajourføring av avdelingens interne internkontrollsystem. hms-plan_bygg_og_anleggsteknikk.pdf

Bygg A med studiespesialisering, er et eget verneområde med eget verneombud.

Fagledere har ansvar for ajourføring av seksjonenes interne internkontrollsystem og risikovurdering.

Fagleder realfag vedlikeholder seksjonenes risovurdering «Andre del: Krav til arbeid med kjemiske og biologiske risikofaktorer»https://docs.google.com/document/d/1AYl00FbsV2w9jVETeUgZTOlFBJIWaWIeE2blkxvcw3A/edit?usp=sharing

SAK er et eget verneområde med eget verneombud, som også har ansvar for ajourføring av avdelingens internkontrollsystem.

Helse og Omsorgsfag er et eget verneområde med eget verneombud. Fagleder har ansvar for ajourføring av avdelingens interne internkontrollsystem.

Bygg B Elektrofag er et eget verneområde med eget verneombud. Fagleder har ansvar for ajourføring av avdelingens interne internkontrollsystem.

Skolens servicepersonale er et eget verneområde med eget verneombud. Renholdsleder ar ansvar for ajourføring av sitt internkontrollsystem for renholdere, Kontorleder har ansvar for ajourføring av sitt internkontrollsystem for kontor og resepsjonspersonale.

har ansvar for ajourføring av internkontrollsystem for driftsoperatører.

verneleder.pdf Er elevenes veileder og kontaktperson i saker som har med sikkerhet og arbeidsmiljø på skolen Verneleder skal avholde et orienteringsmøte på høsten hvor elevverneombudene blir orientert om skolens HMS arbeid, og hva deres oppgaver er

Påse at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand. Herunder årlig gjennomgang av førstehjelpsskap på verksteder, i klasserom og i fellesarealer.

Påse at elevene får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring. Påse at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at elevene kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte.

Verneleder skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneleders område, herunder utøvelse av internkontroll og etablering og vedlikehold av internkontrollsystemer. Verneleder skal gjøres kjent med gjeldende verneregler, instrukser, pålegg og henstillinger som er gitt av Arbeidstilsynet eller arbeidsgiver. Bistå i verne- og miljøforhold. Medvirke til iverksettelse av tiltak som forebygger ulykker, skader og utarbeidelse av sikkerhetsinstrukser. Delta ved ekstern/intern systemrevisjon.

Samling av lover og forskrifter som gjelder for Ringsaker videregående skole

Enheten er ansvarlig for å kartlegge og utarbeide en komplett oversikt over gjeldende lover og forskrifter, jfr. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften), samt utarbeide nødvendige prosedyrer som skal følges i gitte situasjoner for å ivareta lov-/forskriftskrav.

Hver avdeling ved enheten skal med bakgrunn i egen aktivitet dokumentere lover, forskrifter og risikovurdering med utarbeidede prosedyrer som gjelder for dem.

For Ringsaker videregående skole er det hensiktsmessig å ha egen dokumentasjon for brannvern, Hygiene og mattrygghet, el- tilsyn, produkttilsyn, industrivern, forurensning osv.

Beskrivelse av hvordan andre personalutviklingsprogram blir ivaretatt og hvordan dette skal behandles i AMU jf. Aml § 7-2 (2) b) (Opplæringsplaner, attføringsplaner, arbeidsmiljø- konflikter, sykmeldte, AKAN og medarbeidersamtaler).

a) Arbeidsmiljøloven § 3-5 slår fast at det er arbeidsgiver som skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Plikten er personlig og kan ikke delegeres. Skolens mål er at alle med personalansvar og verneombud skal gjennomgå HFK’s grunnkurs i HMS. Ved Ringsaker videregående skole skal alle med personalansvar og verneombud få tilbud om skolering.

Når et forhold ikke er i samsvar med lov, forskrift, avtaler, eget internt reglement og instrukser, foreligger det et avvik.

Formål, omfang og målgruppe. Formålet med denne funksjonen er å sikre at brudd på lover, forskrifter, prosedyrer og instrukser ikke gjentar seg og å rette opp avviket.

Prosedyren omfatter behandling av avvik fra avvik er registrert, rapportert til dokumentert og vurdert gjennomføring.

Brudd på regelverket som kan elimineres umiddelbart og som med sikkerhet ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke behandles som avvik.

Retningslinje for avvik og avviksbehandling:

Formålet med retningslinjen er å sørge for å håndtere avvik eller feil og mangler slik at virksomheten Hedmark fylkeskommune lærer av det og hindrer at de oppstår på nytt.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav eller mangel på oppfyllelse av instrukser/krav beskrevet i internkontrollsystemet for HMS.

Meld fra avvik eller feil og mangler til nærmeste overordnet.

• Avvik eller feil og mangler skal rettes opp der de oppstår i enheten.
• Administrativ leder/Rektor sørger for at avvikene blir behandlet i Arbeidsmiljøutvalget.
• Avvik eller feil og mangler som enheten ikke selv kan løse skal, etter behandling i arbeidsmiljøutvalget, rapporteres skriftlig til fylkesdirektøren.
• Fylkesdirektøren gir skriftlig tilbakemelding til enheten innen forvaltningslovens regler (3 uker).
• Fylkesdirektøren sørger for at avvikene blir behandlet i Hovedarbeidsmiljøutvalget.

Retningslinje for behandling av arbeidsmiljøkonflikter

Hensikten er å sikre at arbeidsmiljøkonflikter blir belyst og bearbeidet på et tidlig tidspunkt, slik at det ikke utvikles forhold/konflikt som er vanskelig å løse.

Dersom det oppstår en arbeidsmiljøkonflikt skal denne søkes løst av berørte parter (løses på lavest mulig nivå).

Dersom arbeidsmiljøkonflikten ikke kan løses mellom berørte parter skal administrativ leder/rektor og tillitsvalgt kontaktes. Administrativ leder/rektor skal umiddelbart innkalle berørte parter til møte hvor problemet legges frem og drøftes med tanke på en rask og enkel løsning. Det skal avsettes tilstrekkelig tid, slik at alle får uttrykt sine meninger og komme med eventuelle forslag til løsning.

Etter avtalt tid skal leder innkalle til nytt møte hvor forholdet evalueres og partene må bli enige om neste tiltak.

Om man ikke løser problemet etter ovennevnte punkt, skal leder innkalle til nytt møte hvor fagpersonell (for eksempel HMS seksjonen) er representert. Problemet skal kartlegges, belyses og bearbeides. Mulige avtaler og løsningsmåter skrives ned og undertegnes. Saken skal rapporteres til fylkesdirektøren eller den som er bemyndiget.

Dersom saken fortsatt er uløst, skal saken oversendes til fylkesdirektøren v/ personalsjef. Fylkesdirektøren skal sette seg inn i saken og i samarbeid med partene forsøke å løse saken.

I de tilfeller der saken ikke kan løses med frivillige tiltak, skal fylkesdirektøren beslutte eventuelle tiltak /omplassering/oppsigelse/avskjed i samarbeid med tillitsvalgte.  

SAKSGANG FOR Å LØSE ARBEIDSMILJØSAKER

Generelle prinsipper:

• Saken behandles og løses på et lavest mulig organisasjonsnivå, fortrinnsvis på det nivået saken gjelder.
• Bred medvirkning fra de berørte under hele saksgangen. Både leder og verneombud er ansvarlige for dette.
• Når direkte medvirkning ikke kan imøtekommes, skal de berørte holdes orientert om framdrift og beslutninger.
• Som hovedregel fremmes saken tjenestevei.
• Faglig bistand søkes etter behov hos Fagenhet Personal og lønn, bedriftshelsetjenesten (BHT), Arbeidstilsynet eller andre instanser.
• Hvis partene ikke kan løse saken lokalt, går den videre i linjen til hovedverneombudet. De lokale aktørene skal fortsatt være med i den videre saksbehandlingen.
• Prinsipielle saker og/eller større, sammensatte saker behandles i det partssammensatte AMU.

Rektor skal umiddelbart etter at en oppdager avvik iverksette de tiltak som vurderes som nødvendig for å begrense skadevirkningen og omfanget av avviket i tråd med gjeldende lover og forskrifter samt de målsettinger og standarder som Hedmark fylkeskommune har fastsatt for sine virksomheter.

1. Den som oppdager avviket skal umiddelbart iverksette nødvendige tiltak for å begrense skadevirkningen og omfanget av avviket.

2. Uten ugrunnet opphold, skal den som har avdekket avviket, om mulig sammen med verneombudet i aktuelt verneområde, rapportere dette på elektronisk avviksrapport. Til skolens skjema for avviksmelding

3. HMS- konsulent/HMS-leder skal iverksette umiddelbare korrigerende og forebyggende tiltak som er i samsvar med foreliggende risiko, og foreta nødvendig oppdatering av ovennevnte avviksrapport.

4. Ved korrigerende tiltak skal årsaken til avviket bringes på det rene og det skal fastsettes tiltak som er nødvendige for å fjerne årsaken til avviket.

5. HMS- konsulent/HMS- leder skal i forbindelse med forebyggende tiltak bruke hensiktsmessige informasjonskilder, så som prosesser og arbeidsoperasjoner som innvirker på helse, miljø og sikkerhet, revisjonsresultater og tidligere avviksrapporter for å finne, analysere og fjerne potensielle årsaker til avvik.

6. Dersom avviket ligger under bestemmelsene i AML, skal verneområdet tas med på råd. HMS- leder må vurdere om avviket er av en slik karakter at rektor må vedta eventuelle umiddelbare korrigerende og/eller forebyggende tiltak.

7. HMS- konsulent/HMS-lederskal sørge for å kontrollere at korrigerende og forebyggende tiltak blir gjennomført og at de er effektive. HMS- konsulent/HMS-leder skal oppdatere status på avviksrapport og rapportere tilbake til den som har meldt avviket. NB.

8. Arbeidsulykke skal behandles etter følgende rutiner:

Den av personalet som først kommer til stedet sørger for at:

a) Førstehjelp blir gitt

b) Lege/ambulanse på telefon 113 blir tilkalt hvis nødvendig.

c) I alle tilfeller der legetilsyn er nødvendig, plikter skolen å sende melding om yrkesskade til NAV. Denne meldingen fylles ut og sendes av kontorleder.

d) Ledelsen blir varslet, og må vurdere om skaden også utløser meldeplikt til arbeidstilsynet og politi, etter Arbeidsmiljølovens og Folketrygdlovens bestemmelser.

e) I tillegg skal det alltid skrives avviksrapport for intern registrering.

Ledelsen sørger for å:

f) Varsle foresatte da elev er utsatt for ulykke. Nærmeste pårørende (som er registrert i VISMA) skal varsles da en ansatt er utsatt for ulykke.

g) Varsle kontaktlærer og rådgivere

h) Ved trafikkulykker

i) Ved alvorlig personskade, se viktig informasjon på arbeidstilsynets sider, med definisjon av alvorlig skade Registreringsskjema for ulykker og nestenulykker

j) Ved ulykker hvor strafferettslig ansvar kan bli gjort gjeldende. I tvilstilfelle – ring uansett politi på 02800. Sørg også for å ivareta meldeplikt til arbeidstilsynet, tlf 815 48 222

politi 02800 og NAV etter Arbeidsmiljølovens og Folketrygdlovens bestemmelser. I tillegg skal det skrives avviksrapport for intern registrering.Til skolens skjema for avviksmelding

9. Ved yrkesskade eller yrkessykdom, skal HMS- leder rapportere til AMU og til VO i verneområdet hvor hendelsen fant sted. Slike rapporter skal ikke inneholde medisinske opplysninger av privat karakter. Se også Fylkeskommunens rutinger for innmelding av ulykker| Forsikringsportalen 10. Ved nestenulykke skal det fylles ut avviksrapport for intern registrering. Til skolens skjema for avviksmelding

11. HMS-konsulent/HMS- leder skal systematisk arkivere avviksrapporter i database. Innholdet i databasen skal danne grunnlag for saksfremlegg for AMU. Samme database skal analyseres med hensyn på å avdekke avvik som gjentar seg.

Ringsaker videregående skoles oversikt over rutiner som skal sikre at kjøp eller leie av varer, utstyr og tjenester skjer i henhold til krav i regelverket (merking, datablad etc). (Herunder hører også rutiner som skal sikre forsvarlig vedlikehold, service og ettersyn av teknisk utstyr) Det skal tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet når fylkeskommunen inngår innkjøpsavtaler.

HENSIKT: Målet med dette kapitel er å sikre at innkjøpte varer, utstyr, tekniske innretninger og innleide tjenester tilfredsstiller kravene i gjeldende lover og forskrifter av betydning for helse, miljø og sikkerhet. Hedmark fylkeskommune avtale med Visma Unique AS om kjøp og innføring av ny ERP-løsning (økonomisystem, lønns- og personalsystem, innkjøps- og e-handelssystem og virksomhetsstyringssystem).

ANSVAR OG MYNDIGHET: Den som er bemyndiget ansvar for bestilling og innkjøp skal påse at krav i lover og forskrifter er entydig fastsatt og dokumentert for varer, utstyr, tekniske innretninger eller tjenester som skal anskaffes. Det skal benytte bestillernummer ved alle innkjøp. Bestiller varsler konterer om at bestillingen er levert uten avvik.

EKSEMPLER PÅ KRAV SOM KAN INNGÅ I INNKJØPSAVTALER: krav til støy. giftige og helsefarlige stoffer skal være forskriftsmessig merket og det skal følge med produktdatablad. nødvendige sertifikater og kontrollbøker skal følge med. bruksanvisning på norsk. vedlikeholdsbeskrivelse. fullstendig teknisk dokumentasjon. utstyr og tekniske innretninger skal være utstyrt med de nødvendige verneinnretninger og rensetiltak med henvisning til myndighetskrav. krav til ergonomi / brukervennlighet.

Ved innkjøp av kjemiske stoffer skal alltid gift og helsefarer vurderes. Det skal i den grad en totalvurdering tilsier det, tilstrebes å kjøpe de kjemiske stoffer som er minst gift- og helsefarlige.

MOTTAK: Bestilleren skal kontrollere at varer, tekniske innretninger og utstyr er levert i henhold til innkjøpsavtalen. Ved mottak av varer, tekniske innretninger og utstyr med avvik i forhold til innkjøpsavtalen, skal dette behandles som beskrevet i kap. 6.

KJØP AV TJENESTER: Innleide firmaer/personer plikter å sette seg inn i fylkeskommunens og Ringsaker videregående skole bestemmelser angående helse, miljø og sikkerhet. Innleide firmaer/personer skal rette seg etter fylkeskommunens og Ringsaker videregående skoles krav, og er i prinsippet ansvarlig for å etablere egne ordninger som tilfredsstiller lover, forskrifter og relevante krav som stilles. Så vidt mulig skal Ringsaker videregående skole benytte firmaer som kan dokumentere egen internkontroll. Viser for øvrig til Hedmark fylkeskommunes retningslinjer for innkjøp. Alle rammeavtaler finnes på fylkeskommunens intranett. https://pulsen.hedmark.org/Organisasjon/Fylkeshuset/Avdelinger-enheter/Eiendom-og-innkjoep/Innkjoep/(language)/nor-NO

REGLEMENT FOR SALG AV ELEVARBEIDER VED RINGSAKER VIDEREGÅENDE SKOLE

Interkontrollsystemet og risikovurderinger ved Ringsaker videregående skole skal revideres årlig i følge årsplan for skolens HMS- arbeide. HMS-konsulent/HMS- leder har ansvar for at revidering blir gjennomført.

For å få en oversikt og dokumentasjon, skal det foretas registrering, kartlegginger og risikovurderinger hvor ansvarlige utpekes. Dette skal nedfelles i en handlingsplan for vedlikehold og bedring av arbeidsmiljøet. (Risikovurderingen og planer skal dokumenteres skriftlig).

Hensikten er å sikre at enhetens sykefraværsstatistikk (jf. Folketrygdloven § 25-2) blir behandlet og hensiktsmessige tiltak iverksatt, slik at medarbeiderne gis trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

Enhetenes arbeidsmiljøutvalg (AMU) skal behandler sykefraværsstatistikk hvert kvartal. AMU drøfter årsaken til fraværet/nærværet. Dersom AMU finner at det kan være arbeidsmiljøforhold som ligger til grunn for fravær/nærvær, skal de foreslå tiltak for å rette på dette eller utnytte de positive forhold som alt eksisterer. Det skal lages plan for korrigerende tiltak.

HAMU skal hvert halvår behandle enhetens vurdering av sykefravær. Formålet er å forebygge at fysiske eller psykiske helseskader og ulykker oppstår i arbeidssituasjonen.

Risikovurdering: Skolen skal sørge for at seksjonene foretar risikovurderinger og sikre at det utarbeides instrukser for risikofylt arbeid/aktivitet/øvelse…m.v. Skolens system for risikovurdering i henhold til Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav Risikovurderinger for Andre del: Krav til arbeid med kjemiske og biologiske risikofaktorer Kapittel 2. Stoffkartotek utføres elektronisk i www.ecoonline.no/ Skolens skjema for å registrere risikovurdering i henhold til Risikovurderinger for tredje del: Krav til annet risikoutsatt arbeid. del:https://docs.google.com/forms/d/1AwztTIsLAo7wjMpOAaMwToyY5amKbJfBUlJqpSfpcek/viewform Risikovurderinger for fjerde del:Risikovurderinger, opplæring og informasjon ved manuelt arbeid https://docs.google.com/forms/d/1NLRwyzIl4Pl9_WVPe9nxvxfGeZj4Gqkd0KqcvIUNS-A/viewform

Her er skolens eksisterende risikovurderinghttp://ringsaker.hedmark.org/internkontroll-wiki/lib/exe/fetch.php?media=dokumenter:risikovurdering_rvs_2018.xlsx

rvs_beredskapsplaner

Administrativ leder / Rektor og andre med personalansvar har ansvaret for at det blir utarbeidet nødvendige instrukser i samarbeid med arbeidstakerne for risikofylt arbeid/aktivitet/øvelse innenfor sitt ansvarsområde.

Administrativ leder / Rektor og andre med personalansvar har ansvaret for at arbeidstakerne er informert og har forstått instruksen før arbeid/aktivitet/øvelse settes i gang. Ansatte plikter å sette seg inn i og etterleve gjeldende instrukser. Risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig.